كثيرًا ما يسأل البعض عن أهمية خدمة الدعم الفني؟، لذلك قررنا اليوم أن نقدم لك كل ما تريد أن تعرفه من معلومات حول أهمية خدمة الدعم الفني ولماذا تعد ضرورية لخدمة عملك ؟
فعندما يواجه عملاؤك مشكلة في خدمتك أو منتجك، فإنهم يتصلون بفريق الدعم الخاص بك، أما بالنسبة للمشكلات المتعلقة بـ “تكنولوجيا المعلومات”، فإنهم يتصلون بالدعم الفني.
سواء كانت المشكلة خطأ “مستخدم” أو مشكلة فنية، فلا يهمهم، فهم يريدون فقط حلها حتى يتمكنوا من متابعة عبء العمل.
وإذا لم يكن لديك فريق دعم فني للإجابة على هذه الأسئلة، فسيتوقف العملاء في النهاية عن استخدام منتجك أو خدمتك، وبالتالي سيؤدي إلى انخفاض معدلات الربح.
فالدعم الفني هو شكل من أشكال التواصل مع العملاء تستخدمه الشركات التي تركز على المنتج لمساعدة المستخدمين على تحقيق أقصى استفادة من منتجاتهم.
عادةً ما يتم ذلك عبر قواعد المعرفة أو الدردشة المباشرة أو البريد الإلكتروني أو الهاتف، ويهدف إلى حل المشكلات الفنية مثل مشكلات التثبيت وأخطاء تسجيل الدخول والصعوبات الفنية الأخرى التي يمكن أن يكون لها تأثير سلبي على تجربة المستخدم.
لكن ما هو الفرق بين الدعم الفني ودعم العملاء؟
عندما يسمع الناس كلمة الدعم الفني، يتم تخيل الأشخاص في مراكز الاتصال، ويتعاملون مع العملاء غير الراضين الذين يرغبون في التنفيس عن إحباطهم بشأن مشكلات الدفع والتسليم.
سيتم التعامل مع هذه الأنواع من المشكلات بواسطة فريق دعم العملاء، وليس فريق الدعم الفني لديك، حيث يختلف الدعم الفني في نوع المشكلات التي يتم التعامل معها.
فرق الدعم الفني مسؤولة عن معالجة أخطاء التثبيت ومشكلات المستخدم وأي مشكلة فنية أخرى تمنع العميل من استخدام منتجك.
في الأساس، يركز الدعم الفني على مساعدة العملاء على استخدام المنتج بشكل أكثر فعالية.
وهناك 5 مستويات للدعم الفني
فالدعم الفني ليس بالأمر السهل كما تعتقد ، فاعتمادًا على احتياجات المستخدمين، يمكن التعامل معها باستخدام البريد الإلكتروني أو دعم الدردشة أو قواعد المعرفة أو حتى عبر الهاتف.
بالإضافة إلى توفره على مجموعة متنوعة من الأنظمة الأساسية، سيتم أيضًا تقسيم نظام دعم فني جيد التنظيم إلى 5 مستويات متميزة، وهما:
1. الدعم المسبق
اليوم أصبح جوجل هو الوجه الأولى، لأي شخص يريد البحث عن منتج، شركة، خدمة، أي شيء، وسوف يجد ما يبحث عنه في أقل من ٥ دقائق.
وهذا يعني أن معظم عملائك سيتصفحون الإنترنت بحثًا عن إجابات قبل أن يتصلوا بك، لكن من المهم أن تتذكر أنه مقابل كل مراجعة جيدة، قد يكون هناك عدد لا يحصى من العملاء يشكون ممن لم يتم حل مشاكلهم وهم جميعًا حريصون جدًا على مشاركة تجربتهم حول هذا الموضوع عبر الإنترنت.
مع وضع ذلك في الاعتبار، من المهم أن ترى المنتديات على الإنترنت، ووسائل التواصل الاجتماعي، وتعليقات الموقع على أنها خط دفاعك الأول.
كشركة يجب أن تبحث بشكل استباقي عن هذه القنوات للتحكم في المحادثة وتوجيه المستخدمين نحو نظام الدعم الفني الخاص بك والمساعدة في إسعاد الجميع، وهنا تكمين أهمية خدمة الدعم الفني.
2. الخدمة الذاتية
يتعلق المستوى التالي في خدمة الدعم الفني بالسماح للمستخدمين بالخدمة الذاتية ويتم إدارته من خلال المساعدة الذاتية والأسئلة الشائعة وقواعد المعرفة.
بالنسبة للعديد من المستخدمين، يعد هذا بديلاً سريعًا وسهلاً للاتصال بمكتب المساعدة وانتظار الرد عبر البريد الإلكتروني.
يمكن أن يؤدي وجود مستوى الخدمة الذاتية في مكانه إلى حل الاستعلامات الأكثر شيوعًا وتوفير الدعم الأول للأسئلة الأكثر تعمقًا وتعقيدًا.
3. خط الدعم الأول الاتصال البشري
في بعض الأحيان، يحتاج المستخدمون لديك إلى التحدث إلى إنسان، بالنسبة للعديد من العملاء، يعد دعم الخط الأول هو أول نقطة اتصال مع شخص ما من شركتك.
يركز دعم الخط الأول على الأسئلة الأكثر شيوعًا (والتي يمكنك تسجيلها والتعلم منها واستخدامها لتحديث قاعدة المعرفة الخاصة بك).
يتمتع موظفو الدعم الفني في هذا المستوى بالفهم الأساسي إلى العام للمنتج أو الخدمة، ولكن قد لا يكونون دائمًا على الكفاءة المطلوبة لحل المشكلات المعقدة.
ومع ذلك، فإن هدف هذه المجموعة هو معالجة 70-80٪ من مشاكل المستخدم قبل أن تجد أنه من الضروري تصعيد المشكلة إلى مستوى أعلى.
4. خط الدعم الثاني (القضايا المعقدة)
لأن المستخدمين أصبحوا أكثر دراية بأمور التكنولوجيا، أصبح 25-30٪ من استفسارات الدعم الفني التي لا يمكن معالجتها في دعم الخط الأول، ينتهي بها الأمر هنا وعادة تكون أكثر تعقيدًا.
يتطلب الأمر موظفين يتمتعون بمعرفة عميقة بالمنتج للتعامل مع طلبات الدعم هذه وتقديم التوجيه الفني والقدرة على التحدث إلى المستخدمين عبر الهاتف لمساعدتهم في إيجاد حل.
5. خط الدعم الثالث (دعم مخصص)
هذا هو ذروة الدعم الفني للغالبية العظمى من العملاء، يتعامل دعم الخط الثالث مع الحالات الخارجية التي لا تستطيع مستويات الدعم المسبق للخط الثاني التعامل معها، مما يعني أنه من المحتمل أن تتم إدارة الدعم الفني للخط الثالث بواسطة مستخدم متميز معين، أو حتى شخص من قسم البحث والتطوير لديك.
بشكل عام، بحلول الوقت الذي تصل فيه مشكلة المستخدم إلى المستوى الثالث من الدعم الفني، تصبح معقدة للغاية لدرجة أنها تنطوي على الأرجح على عمل مخصص لحلها.
وسنقدم لك 6 نصائح لدعم فني أفضل
فحتى الآن، حددنا ما هي خدمة الدعم الفني ولماذا من المهم أن يتم تنفيذه بشكل صحيح، ولكن ماذا لو كنت تقوم بالفعل بتشغيل نظام دعم تقني، كيف يمكنك تحسينه؟
لقد قمنا بتجميع 6 نصائح لدعم فني أفضل:
1. تعامل مع الدعم الفني بنفس أهمية المبيعات
في كل مرة يكتسب فيها فريق التسويق والمبيعات عميلاً جديدًا، فإنهم يعتمدون على خدمة رائعة للاحتفاظ بهم، وستكون نقطة الاتصال الأولى لدى العميل الجديد بمجرد تثبيت منتجك (أو تسجيل الدخول إليه) هي خدمة الدعم الفني.
لكن الدعم الفني لا يقتصر فقط على التعامل مع طلبات العملاء الواردة، يمكنك أيضًا استخدامه لزيادة بيع المنتجات والميزات وبيعها بشكل مكمل لعملائك.
2. تنفيذ المستويات الخمسة للدعم الفني
لا تمتلك كل شركة نظام دعم تقني جيد التنظيم، لكن مع نمو عملك تحتاج إلى التأكد من تلبية احتياجات عملائك بسرعة وكفاءة.
من خلال تنفيذ المستويات الخمسة للدعم الفني، سيبقي عملاءك سعداء حيث يحصلون على استجابة سريعة.
3. التحكم في التعليقات والمحادثات الخارجية
إذا واجه المستخدم مشكلة، فقد تكون نقطة الاتصال الأولى في منتدى أو عبر وسائل التواصل الاجتماعي، لذلك سوف تحتاج إلى مراقبة محادثات المستخدم حتى لا تؤثر على سمعتك أمام الجميع.
إذا كان بإمكانك قضاء بعض الوقت في المراقبة والمساهمة في المحادثات التي تحدث عبر الإنترنت حول منتج ، فيمكن أن تقطع شوطًا طويلاً من الحفاظ على عملائك.
4. تسهيل الاتصال بالدعم الفني
لا أحد يريد قضاء بعض الوقت في تصفح موقعك الإلكتروني للحصول على رابط للدعم الفني، يعترف 79٪ من زوار الموقع بمغادرته إذا لم تكن هناك معلومات اتصال مرئية.
لمنع ذلك، كن حيث يوجد عملاؤك واجعل من السهل عليهم الاتصال بك، يعد حل مشكلات دعم المستخدم بسرعة وجعل الدعم الفني متاحًا بشكل كبير لعملائك طريقة مؤكدة لإبقائهم سعداء والاحتفاظ بهم على المدى الطويل .
5. استمع وتعلم من المستخدمين
أي معلومات يشاركها عملاؤك معك لا تقل أهمية عن بيع منتجك أو خدمتك، يمكن لعملائك إعطائك رؤى قيمة حول ما ينجح في منتجك وما لا ينجح.
من خلال الاستماع إلى استفسارات خدمة الدعم الفني المختلفة، يمكنك اكتشاف كيف يمكنك تحسين منتجك، وجودة الدعم الفني الذي تقدمه.
6.تأكد من استخدام الأدوات المناسبة للوظيفة
فالبريد الإلكتروني أداة رائعة، لكن استخدام نظام أساسي للبريد الإلكتروني العام ليس أفضل أداة لاستخدامها في التعامل مع خدمة الدعم الفني.
بدلاً من ذلك، يجب أن تفكر في الحصول على الأدوات المناسبة للوظيفة، ستتمكن أفضل الأدوات من التعامل مع الاستفسارات الواردة، وتذاكر الدعم، والدردشة الحية، كل ذلك مع إبقاء بقية أعضاء فريقك على اطلاع على المشكلات التقنية.
ففي النهاية، علينا إخبارك أن الدعم الفني هو عنصر حاسم في تجربة المستخدم الشاملة للأعمال التجارية القائمة على المنتجات، وهي تختلف عن “خدمة العملاء” الأكثر شيوعًا من حيث أنها تتعامل مباشرة مع المشكلات الفنية المتعلقة بالمنتج أو الخدمة، بدلاً من الاستعلامات المتعلقة بالمعاملات أو الحسابات.
أهم شيء يمكنك القيام به الآن للاحتفاظ بالمزيد من العملاء لفترة أطول هو التركيز على تحسين خدمة الدعم الفني الخاص بك، اتبع النصائح الواردة في هذا المقال، وابدأ في جعل الدعم الفني أولوية في عملك.
لبناء وتصميم موقع أحلامك، تواصل معنا للتحدث ولمعرفة المزيد عن الخدمات التي نقدمها زوروا صفحة خدماتنا فنحن نتطلع إلى مساعدة عملك على النمو
